Pendant des années, Novatis a vendu, livré et suivi ses projets avec huit outils qui ne se parlaient pas : un CRM, deux messageries, un tableur de devis, un logiciel de facturation, un outil de tickets, un chat sur le site et des fichiers partagés pour le reste. Répondre à une question aussi simple que « où en est-on avec ce client ? » demandait d’ouvrir quatre logiciels et d’interroger deux personnes.
Closellia est né de cette exaspération. Nous l’avons d’abord construit pour nous, puis ouvert aux autres entreprises. C’est un logiciel de gestion d’entreprise, à la fois CRM et ERP, édité par Novatis Agency SAS et hébergé dans l’Union européenne. Cet article présente ce qu’il fait, module par module, et ce qu’il ne fait pas encore.
En bref
- Un seul logiciel pour le webmail, le chat du site, les devis, la facturation, la facture électronique, le stock, le recrutement, l’e-mailing et le suivi des clients.
- Toutes les informations partagent la même base : un client, un devis ou une facture n’existent qu’une fois, et chaque module voit ce que les autres savent.
- Un webmail qui écarte le spam et signale les liens trompeurs avant que quelqu’un clique.
- Des factures au format Factur-X, raccordées à une plateforme agréée par l’État pour la réforme de la facture électronique.
- Un forfait gratuit pour démarrer, puis des modules ajoutés un par un selon vos besoins.
Le problème : huit outils, aucune mémoire commune
Le problème d’une PME n’est pas de manquer d’outils. C’est que chaque outil apprend quelque chose sur un client et ne le partage avec aucun autre. Le commercial ne voit pas la facture impayée, la comptable ne sait pas qu’un nouveau devis est en cours, et le chat du site ignore que le visiteur est déjà client. Chaque information existe, mais nulle part au même endroit.
Closellia part d’une idée simple : une seule base, alimentée par chaque module. Un mail arrive, il se range sur la fiche du client. Un devis est signé, la facture d’acompte est prête, le stock est réservé et le projet est préparé, sans rien ressaisir.
Ce que fait Closellia, module par module
Un webmail qui garde le spam dehors
Les boîtes mail de l’entreprise se branchent avec leurs réglages habituels (IMAP et SMTP). Chaque échange avec un client ou un prospect se range sur sa fiche, et l’intelligence artificielle propose une réponse en ayant sous les yeux ses devis, ses factures et ce qui reste dû. Rien ne part sans votre validation.
La protection est le point fort. Un expéditeur classé en indésirable le reste. Chaque lien est vérifié avant de s’ouvrir : s’il mène ailleurs que chez l’expéditeur, vous êtes prévenu, et s’il est trompeur, comme un texte qui affiche votre banque alors que le lien ouvre un autre site, il est signalé clairement. Les adresses connues pour envoyer du spam sont repérées avant d’encombrer la boîte. Le tri n’écarte jamais le mail d’un client : il reste en boîte de réception. Avec les cyberattaques qui passent presque toutes par un faux lien, c’est une protection concrète, pas un gadget.
Closellia surveille aussi la délivrabilité de vos propres envois : authentification des domaines, sources qui envoient en votre nom, montée en charge des nouvelles boîtes et classement des rejets. Vos mails arrivent, et vous savez pourquoi.
Le chat du site, qui répond même à 22 heures
Le livechat s’installe sur votre site avec un extrait de code. Vous répondez aux visiteurs depuis une seule console, avec WhatsApp, Messenger et Instagram dans le même écran. Vous voyez qui visite et sur quelle page, le chat peut ouvrir la discussion après un temps passé sur le site, et chacun écrit dans sa langue : le visiteur reçoit votre réponse traduite. Avec l’option IA, le chat répond à partir du contenu de la page consultée et propose un rendez-vous. Dès qu’une coordonnée est donnée, la fiche du contact est créée.
Des devis rédigés en quelques minutes et signés en ligne
Un devis se rédige depuis une demande reçue par mail ou un cahier des charges : les lignes du catalogue gardent leur prix, une ligne hors catalogue est signalée comme estimation à valider. Le devis part avec ses relances planifiées. Le client le signe en ligne et reçoit le PDF signé. À la signature, la facture d’acompte est prête, les articles sont réservés en stock et le projet est préparé, avec ses tâches et ses heures, en attente de votre validation.
Une facturation qui découle de ce que vous avez vendu
Acompte, étapes, solde et avoirs : chaque facture naît du devis, dans la bonne devise et avec la bonne fiscalité. Le solde déduit les acomptes automatiquement, la numérotation suit sans trou, et le client paie en ligne, par carte ou PayPal, le montant exact restant dû. Les relances s’arrêtent d’elles-mêmes dès le règlement complet, et le journal des ventes est prêt pour l’expert-comptable.
Prêt pour la facture électronique
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, et les PME devront les émettre au plus tard le 1er septembre 2027. Une facture électronique n’est pas un PDF envoyé par mail : c’est un fichier structuré qui transite par une plateforme agréée. Closellia produit chaque facture définitive au format Factur-X (profil EN 16931) et se raccorde à une plateforme agréée par l’État, qui se charge de la transmission. Les factures sont inaltérables, archivées et exportables. Notre guide de la facturation électronique détaille le calendrier et ce que chaque PME doit préparer.
Le stock qui suit vos ventes
Un devis accepté réserve les articles, la livraison les consomme, et le passage sous le seuil se voit avant la rupture. Closellia gère les variantes, plusieurs entrepôts, les lots et numéros de série, les codes-barres et les inventaires. Quand un article manque, une commande fournisseur est proposée au dernier prix payé, et la réception met à jour le stock et le coût moyen.
Le recrutement assisté par l’IA
Les candidatures arrivent par mail, par votre page carrières ou par les sites d’emploi. L’IA lit chaque CV, lui donne un score de 0 à 100 selon les critères obligatoires et souhaités du poste, et explique chaque point. Elle prépare une question précise pour chaque candidat, envoie les convocations et met au propre les notes d’entretien. Le candidat retenu devient salarié sans ressaisie, et la CVthèque garde tous les profils, même ceux de l’an dernier.
L’e-mailing qui connaît vos clients
Une newsletter se décrit en une phrase : l’IA la compose aux couleurs de la marque, avec les vrais prix du catalogue. Vous ciblez vos clients selon leurs achats, leurs devis ou leurs réactions aux campagnes précédentes, l’envoi part de vos boîtes avec un test A/B sur l’objet, et les personnes qui ont cliqué sont confiées au commercial avec leur historique.
La téléphonie rangée avec le reste
Closellia se raccorde à votre opérateur actuel. Un clic sur « Appeler » depuis la fiche fait sonner votre poste puis compose le numéro du client. L’appel rejoint l’historique avec sa durée, et, quand l’opérateur le permet, son enregistrement et sa transcription.
Pour les boutiques en ligne
Une boutique PrestaShop, WooCommerce ou Shopify encaisse très bien. Ce qui se fait encore à la main, c’est tout le reste : le service client, les relances et la fidélisation, souvent dans cinq outils différents. Closellia récupère les clients et les commandes de la boutique dans le fichier clients, réunit le chat du site, WhatsApp, Messenger et Instagram dans un seul écran, et demande un avis au bon moment après l’achat. Le service client répond en connaissant la commande.
Précisons ce qu’il ne fait pas : le connecteur de boutique fonctionne en lecture seule. Les produits, les prix et le stock de la boutique ne sont pas synchronisés, et les commandes de la boutique ne deviennent pas des factures Closellia. Si votre boutique PrestaShop doit échanger son stock avec un logiciel de gestion, c’est un chantier d’intégration à part, que nous menons aussi.
Ce que Closellia ne fait pas encore
Nous préférons l’écrire plutôt que de le laisser découvrir après coup :
- pas de campagnes SMS ;
- pas de synchronisation du stock ni des prix avec une boutique en ligne ;
- pas de publication automatique des offres d’emploi sur les sites d’emploi (leurs candidatures, elles, sont lues) ;
- pas de vente de lignes téléphoniques : vous gardez votre opérateur.
Combien ça coûte
Closellia démarre avec un forfait gratuit, puis s’adapte à la taille de l’équipe : vous ajoutez les modules dont vous avez besoin, un par un, et rien d’autre. Les formules et leurs tarifs sont détaillés sur le site de Closellia.
Vos données restent à vous
La plateforme est hébergée par NovaHoster, au sein de l’Union européenne. Chaque société a son espace étanche, les droits se donnent action par action et sont contrôlés par le serveur, chaque action sensible est tracée, et une sauvegarde chiffrée est faite chaque nuit. Pour partir, vous emportez l’export complet de votre société.
Pourquoi une agence web a construit un logiciel de gestion
Parce que nous voyons tous les jours la même chose chez nos clients : un site performant, relié à des outils qui ne se parlent pas. Le visiteur qui écrit sur le chat à 22 heures n’est pas retrouvé le lendemain, le devis signé doit être recopié dans la facturation, et personne ne sait vraiment où en est le client. Un site internet ne vaut que par ce qui se passe après le premier contact.
Nous mettons Closellia en place avec vous : import de vos clients et de vos produits, branchement de vos boîtes mail et de votre site, réglage des droits. Si votre besoin dépasse ce que fait le logiciel, nous développons l’outil métier qui manque.
Découvrir Closellia ou demander une démonstration à Novatis, au 07 56 82 86 52.
