Un intranet ne se chiffre pas au nombre de modules annoncés mais au nombre d’écrans à construire — et le poste qui décide réellement du prix est le modèle de droits. Un droit qui porte sur les écrans coûte quelques jours ; un droit qui porte sur les lignes coûte dix fois plus, traverse chaque requête de l’application, et ne se rattrape pas après coup. Un devis qui vend « six modules » sans dire combien d’écrans ils contiennent ni comment les droits s’appliquent ne décrit rien de chiffrable : c’est une liste d’intentions, pas un prix.
Cet article pose les quatre primitives dont tout outil interne est fait, montre le décompte en jours d’un premier périmètre, calcule le point de croisement entre un abonnement et un développement — avec les produits posés, pas devinés —, et donne l’ordre de grandeur du coût annuel. Il s’appuie sur un relevé de recherche dans 100 000 dossiers qui illustre le principal poste caché de ce type de projet : 118 ms avec une recherche naïve, 113 ms avec un index classique — donc un gain nul pour 59 Mo de disque — et 0,2 ms avec un index plein texte.
Les quatre primitives, et leur coût unitaire
Quel que soit le métier, un outil interne est fait de quatre types d’écrans. Les nommer permet de passer d’un devis en modules à un devis en unités comptables, donc vérifiables.
| Primitive | Ce qu’elle contient | Ordre de grandeur |
|---|---|---|
| Liste filtrable | Tableau, tri, filtres, recherche, pagination, export | 0,5 à 1,5 jour selon le nombre de filtres et de colonnes calculées |
| Formulaire de saisie | Champs, validation, messages d’erreur, pièces jointes, historique | 0,5 à 2 jours selon le nombre de champs dépendants |
| Action métier | Vérification des conditions, écritures multiples en transaction, notification, document produit, journalisation | 1 à 3 jours par action, quelle que soit sa simplicité apparente |
| Écran de synthèse | Agrégations, périodes, comparaisons, filtres croisés | 2 à 5 jours, le plus mal estimé des quatre |
Ces fourchettes ne sont pas un tarif : elles sont une unité de conversation. Demandez à chaque candidat de chiffrer selon ces quatre lignes et le devis devient comparable — un prestataire qui annonce 0,2 jour pour une action métier n’a pas compris qu’elle est transactionnelle, un prestataire qui annonce 6 jours pour une liste a prévu autre chose qu’une liste. C’est aussi la grille qui permet de savoir ce qu’une demande d’évolution coûtera : « ajoutez un écran de suivi » n’est pas une phrase, c’est une primitive, et elle a un prix connu d’avance.
Le décompte en jours d’un premier module
Prenons un exemple complet, avec les hypothèses affichées pour que le calcul soit refaisable. Un module de suivi de dossiers comprend typiquement : 3 listes filtrables (dossiers, clients, documents), 4 formulaires (création de dossier, fiche client, dépôt de document, paramétrage), 3 actions métier (valider, refuser avec motif, clôturer), 1 écran de synthèse (charge par personne et par semaine).
| Poste | Quantité | Unitaire retenu | Total |
|---|---|---|---|
| Listes filtrables | 3 | 1 jour | 3 jours |
| Formulaires | 4 | 1,25 jour | 5 jours |
| Actions métier | 3 | 2 jours | 6 jours |
| Écran de synthèse | 1 | 3,5 jours | 3,5 jours |
| Socle (authentification, navigation, gabarits, journalisation) | 1 | — | 5 jours |
| Recette, corrections, mise en production | — | 20 % du reste | 4,5 jours |
| Total hors droits et hors reprise de données | — | — | 27 jours |
Vingt-sept jours pour un module que beaucoup de devis annoncent en deux semaines. L’écart ne vient pas d’un excès de zèle : il vient des trois lignes que les chiffrages optimistes oublient — les actions métier comptées comme des boutons, l’écran de synthèse compté comme une liste, et la recette comptée comme zéro. Notez surtout la mention finale : ce total est hors droits et hors reprise de données. Ces deux postes font l’objet des deux sections suivantes, et ce sont eux qui font varier le prix du simple au double.
Ce que coûte le modèle de droits
Un droit par écran répond à la question « cette personne a-t-elle accès à cet écran ? ». Il s’implémente une fois, au niveau de la navigation et de l’entrée des écrans, et il coûte quelques jours pour toute l’application. Un droit par ligne répond à « quelles lignes cette personne a-t-elle le droit de voir ? » — et cette question doit être posée dans chaque requête de lecture, chaque export, chaque compteur d’un écran de synthèse, chaque recherche, chaque notification.
| Poste | Droit par écran | Droit par ligne |
|---|---|---|
| Conception du modèle | 0,5 jour | 2 à 4 jours : règles, héritage, cas des remplacements et des délégations |
| Mise en œuvre | 1 à 2 jours, centralisée | Un surcoût sur chaque écran, chaque export et chaque agrégat |
| Tests | Quelques cas | Une matrice profil × écran × action, à rejouer à chaque évolution |
| Bascule après coup | Sans objet | Reprise complète de l’existant : le poste le plus cher d’un projet mal parti |
D’où la règle, qui est aussi la thèse de cet article : le modèle de droits se décide avant le premier écran. S’il existe une seule règle du type « chaque responsable ne voit que son périmètre », toute l’application doit être construite sur le modèle par ligne dès le départ, y compris les écrans qui n’en auraient pas besoin. Un modèle mixte est une fuite de données en attente : il suffit d’un export qui oublie le filtre. Et si le besoin est incertain au moment du cadrage, tranchez vers le modèle par ligne : le surcoût initial est connu, alors que le coût de la bascule ultérieure est ouvert.
La reprise des données, systématiquement sous-estimée
Le deuxième poste caché est la reprise de l’existant, presque toujours un ensemble de classeurs partagés. Le piège est que la difficulté n’est pas technique : lire un classeur et écrire dans une base est une journée de travail. La difficulté est que les données réelles ne respectent pas le modèle qu’on veut leur donner — deux orthographes pour le même client, des dates dans trois formats, des colonnes détournées de leur usage d’origine, des lignes qui n’existent que pour porter un commentaire.
Le chiffrage honnête de ce poste passe par une étape préalable et courte : un échantillon de mille lignes, importé pour de vrai, avec le comptage des rejets. Le taux de rejet obtenu dit tout — en dessous de 2 %, la reprise est une affaire de jours ; au-delà de 10 %, c’est un chantier de nettoyage qui doit être mené par ceux qui connaissent le métier, pas par le prestataire. Cette mesure coûte une demi-journée et évite l’avenant le plus fréquent de ce type de projet.
Une recommandation d’ordonnancement, tirée de nos chantiers : faites la reprise avant de construire les écrans, pas après. Les données réelles révèlent des cas que les ateliers de cadrage n’imaginent jamais — le dossier sans client, le montant négatif, la pièce jointe de 400 Mo — et il vaut infiniment mieux les découvrir quand le modèle de données peut encore changer.
Le poste caché des grandes volumétries : la recherche
Un outil interne finit toujours par contenir beaucoup de dossiers, et la fonction la plus utilisée devient la recherche. Voici ce que donne, sur 100 000 dossiers, la même recherche selon trois techniques.
| Technique | Temps de réponse | Coût de stockage |
|---|---|---|
Recherche naïve par LIKE '%terme%' | 118 ms | Aucun |
| Index B-tree sur la colonne | 113 ms — gain nul | 59 Mo |
| Index plein texte | 0,2 ms | Modéré |
La ligne du milieu est la leçon : un index ajouté sans comprendre la requête coûte 59 Mo et ne rapporte rien — un index classique n’accélère pas une recherche qui commence par un caractère générique. « On a mis des index » n’est donc pas une réponse ; la question est lesquels, et pour quelle requête.
Reste à convertir ces millisecondes en euros, et c’est là que ce type d’outil se justifie ou non. Prenons un service de 40 personnes qui consultent l’outil 8 fois par jour, 220 jours par an : cela fait 70 400 consultations annuelles. Chaque seconde gagnée par consultation rend donc 19,6 heures de travail par an. Autrement dit, faire passer une recherche de 3 secondes à 0,2 seconde libère l’équivalent de plus de deux jours-homme par an et par seconde économisée — un calcul que vous pouvez refaire avec vos propres effectifs, et qui est le seul argument sérieux en faveur d’un investissement dans la performance. C’est le raisonnement que nous développons sous le titre les deux mesures qui décident d’un intranet, appliqué ici à la recherche.
Abonnement ou développement : le point de croisement, calculé
Passons au calcul que tout le monde fait de tête et que personne ne pose. Un outil en abonnement coûte, sur une durée t exprimée en années : N × P × 12 × t, avec N le nombre d’utilisateurs et P le prix mensuel par utilisateur. Un outil développé coûte D + M × t, avec D le coût de développement et M la maintenance annuelle. Voici d’abord le côté abonnement, où il n’y a rien à supposer : ce sont des produits.
| Utilisateurs | 8 €/mois — 3 ans | 8 €/mois — 5 ans | 15 €/mois — 3 ans | 15 €/mois — 5 ans | 30 €/mois — 3 ans | 30 €/mois — 5 ans |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 20 utilisateurs | 5 760 € | 9 600 € | 10 800 € | 18 000 € | 21 600 € | 36 000 € |
| 60 utilisateurs | 17 280 € | 28 800 € | 32 400 € | 54 000 € | 64 800 € | 108 000 € |
| 200 utilisateurs | 57 600 € | 96 000 € | 108 000 € | 180 000 € | 216 000 € | 360 000 € |
Le point de croisement est la durée t à partir de laquelle le développement devient moins cher que l’abonnement. En posant l’égalité D + M × t = N × P × 12 × t et en isolant t :
t = D / (N x P x 12 - M)Si le dénominateur est négatif ou nul, il n’y a pas de croisement : l’abonnement reste moins cher indéfiniment, et c’est un résultat parfaitement acceptable qu’un prestataire honnête doit savoir annoncer. Appliquons la formule avec deux valeurs affichées comme hypothèses de travail, à remplacer par les chiffres de votre propre devis : D = 40 000 € et M = 6 000 € par an.
| Utilisateurs | 8 €/mois | 15 €/mois | 30 €/mois |
|---|---|---|---|
| 20 utilisateurs | Jamais | Jamais | 33,3 ans |
| 60 utilisateurs | Jamais | 8,3 ans | 2,6 ans |
| 200 utilisateurs | 3,0 ans | 1,3 an | 0,6 an |
Ce tableau est le plus utile de l’article, et il dit trois choses inconfortables pour une agence. À faible effectif et abonnement bon marché, le développement ne se rentabilise jamais sur le seul critère du coût : ne le faites pas. À effectif moyen et abonnement de milieu de gamme, le croisement tombe vers l’horizon de renouvellement d’un outil — la décision se joue alors sur autre chose que le prix. À fort effectif, le croisement est atteint en quelques trimestres et l’arbitrage devient évident. Refaites-le avec vos nombres : la formule tient en une ligne, et le produit se vérifie à la calculatrice. Nous développons les critères non financiers de cet arbitrage — dépendance, spécificité du métier, confidentialité — dans notre article consacré à choisir entre un outil sur mesure ou abonnement.
Le coût annuel
Un outil interne développé n’a pas d’abonnement, mais il a un coût annuel que le calcul précédent appelle M et qu’il faut savoir composer plutôt que subir. Il comprend l’hébergement et les sauvegardes, les mises à jour du langage et des dépendances, la correction des anomalies, la supervision, et une provision d’évolutions — parce qu’un outil qui ne bouge plus est un outil qu’on contourne dans un classeur, ce qui annule son intérêt.
La bonne manière de chiffrer M n’est pas un pourcentage forfaitaire du développement, trop souvent appliqué sans réflexion, mais une addition de postes engagés : combien de fenêtres de mise à jour par an, quel délai de prise en charge d’une anomalie bloquante, combien de jours d’évolutions inclus. Ces trois engagements, multipliés par votre taux horaire négocié, donnent un montant défendable — et rendent comparables deux propositions de maintenance qui affichaient des forfaits incomparables.
Prévoyez aussi une ligne rarement présente : la réversibilité. Un export complet des données dans un format ouvert, documenté et testé une fois par an. Il coûte peu, il ne sert jamais — jusqu’au jour où il sert, et ce jour-là il détermine si vous changez de prestataire en trois semaines ou si vous êtes captif. C’est un point que nous mettons systématiquement au contrat quand nous livrons un intranet sur mesure, et vous devriez l’exiger de n’importe quel prestataire.
Les trois périmètres de première version
| Périmètre | Contenu | Ce qu’il permet |
|---|---|---|
| Noyau utile | Un seul processus métier de bout en bout, droits compris, sans écran de synthèse | Mettre l’outil entre les mains des utilisateurs vite, et mesurer l’usage réel avant d’investir |
| Périmètre courant | Deux ou trois processus, reprise des données, un écran de synthèse, exports | Remplacer réellement les classeurs partagés du service |
| Périmètre étendu | Tous les processus, intégration au système de gestion, portail pour des tiers | Industrialiser — à ne viser qu’après une première version en production |
Nous recommandons presque toujours le premier, pour une raison qui n’est pas budgétaire : les besoins exprimés avant qu’un outil existe sont des hypothèses, et une partie d’entre elles sont fausses. Trois mois d’usage réel réordonnent la liste des priorités mieux que n’importe quel atelier — et le noyau utile a l’avantage de coûter ce qu’on est prêt à perdre si l’on s’est trompé.
Les cinq erreurs de chiffrage
Compter les modules au lieu des écrans. Un « module de reporting » peut valoir 3 jours ou 30 ; seul le décompte des écrans le dit. Compter une action métier comme un bouton. Une validation transactionnelle vaut 1 à 3 jours, quelle que soit la simplicité apparente de l’intitulé. Trancher le modèle de droits par défaut. C’est le poste qui fait varier le total du simple au double, et il se décide au premier jour. Chiffrer la reprise sans avoir importé mille lignes. Le taux de rejet mesuré est la seule base honnête. Oublier la recette et la formation. Un outil interne non accompagné est contourné dans les six mois, et le contournement rétablit exactement les classeurs qu’on voulait supprimer.
Ce qu’il faut retenir
Un outil interne se chiffre en écrans, pas en modules : quatre primitives — liste filtrable, formulaire, action métier, écran de synthèse — suffisent à décomposer n’importe quel besoin et à rendre deux devis comparables. Notre exemple de module de suivi de dossiers totalise 27 jours socle et recette compris, hors droits et hors reprise, alors que les chiffrages optimistes l’annoncent en deux semaines : l’écart est presque entièrement dans les actions métier comptées comme des boutons et la recette comptée comme zéro.
Le modèle de droits décide du prix. Un droit par écran se centralise en un ou deux jours ; un droit par ligne traverse chaque requête, chaque export et chaque agrégat, et sa bascule après coup est le poste le plus cher d’un projet mal parti. Dès qu’une seule règle du type « chacun ne voit que son périmètre » existe, construisez toute l’application sur ce modèle — un modèle mixte est une fuite de données en attente d’un export mal filtré.
Enfin, l’arbitrage avec un abonnement se calcule et ne se devine pas : t = D / (N x P x 12 - M). Avec 40 000 € de développement et 6 000 € de maintenance annuelle, le croisement n’arrive jamais à 20 utilisateurs et 8 €/mois, tombe à 8,3 ans pour 60 utilisateurs à 15 €/mois, et à 1,3 an pour 200 utilisateurs au même tarif. Refaites le produit avec vos nombres avant toute décision — et souvenez-vous que sur 40 personnes consultant l’outil 8 fois par jour et 220 jours par an, chaque seconde gagnée rend 19,6 heures de travail par an.
